こんなお悩みはありませんか

人気のグループクラスで予約受付を開始した直後、既存会員の予約であっという間に定員が埋まり、後から問い合わせてきた体験希望者に「今月はもう満席です」と断らざるを得ないことはないでしょうか。特に月謝制のクラスは毎月決まった顔ぶれの会員が早いタイミングで予約を確定させるため、体験希望者が入り込む隙自体がほとんど残っていません。

体験の電話を受けたスタッフが空き状況を確認すると、すでに会員の予約でいっぱいで、「他の曜日はいかがですか」「来月なら空きがあります」と何度も日程調整のやり取りをすることになり、その間に他のスクールへ流れてしまうこともあります。せっかく問い合わせをくれた見込み客に、案内できる日程がないまま電話を切ることになり、担当者としても心苦しい対応です。折り返しの連絡が翌日以降になれば、その間に比較検討していた別のスクールで体験の予約を先に済ませてしまうことも珍しくありません。

本来なら体験からの入会を増やしたいのに、体験用の枠を用意していないために、せっかくの問い合わせを取りこぼしている実感があるスクールも少なくありません。会員の満足度を優先するあまり、新規獲得の入り口が細くなってしまう状態です。特にキャンペーンやチラシで体験申し込みを募る時期ほど、この取りこぼしが機会損失として重くのしかかります。

なぜ起きるのか

1つ目の原因は、予約受付が会員・体験の区別なく先着順で処理される仕組みにあります。会員は普段から予約操作に慣れているため反応が早く、結果的に体験希望者が入り込む隙がないまま枠が埋まってしまいます。人気講師や人気の時間帯ほどこの傾向が強く、体験希望者にとっては「良い枠ほど取れない」という状態になります。

2つ目は、紙の予約表やExcelで管理している場合の限界です。体験用の枠を別途確保しようと考えても、担当者が都度手作業で埋まり具合を確認しながら調整することになり、クラス数が多くなるほど管理しきれなくなります。うっかり体験用の枠まで会員の予約で埋めてしまうミスも起きがちですし、担当者が不在の日に別のスタッフが対応すると、体験枠を確保するルール自体が引き継がれていないこともあります。

3つ目は、汎用の予約システムの発想の限界です。会員予約と体験予約を分けて制限するという考え方自体を想定していないシステムでは、体験のための枠を確保する設定項目が存在せず、結局は担当者の目視と手作業に頼ることになります。定員という一つの数字しか扱えないシステムでは、会員向けと体験向けで枠を分けるという運用そのものが実現できません。

3つの原因に共通しているのは、「会員」と「体験」という異なる目的の予約を、同じひとつの定員の中でどちらが早いか競わせてしまっている点です。誰かの怠慢ではなく、仕組みの側にその区別がないために起きている問題だといえます。

フリーレッスンならこうなります

「ビジター枠の確保」を設定すると、契約済みの会員の予約だけで予約枠が埋まってしまうのを防ぎ、体験レッスンのための枠をあらかじめ確保しておけます。会員からの予約が集中しても、体験希望者が入り込む余地がなくなることはありません。担当者が都度枠を見張って調整する必要もなくなり、誰が対応しても同じルールで体験枠が守られます。

「体験予約の上限」を設定すると、グループレッスンの定員のうち、体験予約として受け付けられる人数に上限をセットできます。逆に体験の参加者ばかりになってしまい、レッスン後の個別説明などの対応が回らなくなる事態も防げます。固定の曜日・時間で繰り返し行われる「クラス」機能を使っている場合は、クラスごとに体験対応数を個別設定でき、予約枠が自動生成される際に体験対応数も一緒に反映されます。日時ごとの個別の予約枠で都度変更することも可能です。

イメージとしては、定員10名のクラスであれば「うち3名までを体験枠として扱う」といった設定になります。残りの枠は会員の予約に自由に使われますが、体験の3名分は会員の申し込み状況に関わらず確保されたままになるため、担当者が「今日は体験を何名まで受けていいか」を都度判断する必要がなくなります。

この2つの設定は組み合わせて使うことができ、「会員でいっぱいにさせない下限」と「体験を受け入れすぎない上限」の両方から枠をコントロールできる状態になります。担当者が空き状況を目で確認しながら手加減する必要がなくなるため、繁忙期でも安定して体験受付を続けられますし、担当者が交代しても設定さえ変えなければ同じルールで運用が続きます。

体験予約はオンラインで受け付けられるため、電話がつながらず機会を逃すこともありません。予約受付と同時に仮会員として登録されるので、体験後に入会が決まった場合もスタッフが情報を入力し直す必要がなく、そのまま本会員へ切り替えられます。体験の選択から予約日時の決定までのやり取りそのものが、生徒にとってレッスンへの期待を膨らませる時間にもなります。

導入後の1日

これまで フリーレッスン導入後
人気クラスの予約受付開始直後 会員予約であっという間に満席になり、体験希望者を受け付けられない 体験用の枠が確保されているため、会員予約が埋まっても体験を受け付けられる
体験希望の電話対応 空き状況を都度確認し、日程調整のやり取りに時間がかかる 体験枠の空き状況がシステムに反映されているため、その場で案内できる
クラスへの体験希望者の受け入れ 体験ばかりが増えて通常クラスの運営に支障が出ないか不安 クラスごとに体験対応数の上限を設定できるため、受け入れすぎを防げる
繁忙期の枠調整 予約枠が増えるたびに手作業で体験用の枠を分けている 一度設定すれば、以降は自動的に上限が適用され続ける

よくある質問

Q. 体験予約の上限は、クラス全体で決めるのですか、時間帯ごとですか。
A. 固定の曜日・時間で繰り返し行う「クラス」機能を使っている場合は、クラスごとに体験対応数を設定できます。単発の日時ごとの予約枠であれば、その予約枠ごとに個別で体験対応数を変更することもできます。

Q. ビジター枠を確保すると、会員が予約できる数自体が減ってしまいますか。
A. ビジター枠の確保は、契約済みの会員の予約だけで枠が埋まってしまうのを防ぐための機能です。体験希望者のために一定数を残しておく仕組みで、会員向けの通常運用を制限するものではありません。

Q. 体験予約の上限に達すると、生徒側の予約画面はどのように表示されますか。
A. 体験予約の画面では、その枠が「満席」として表示され、選べなくなります。体験希望者は空いている別の日時を選ぶ流れになるため、スタッフが「その日はもう体験を受けられません」と断りの連絡を入れる必要はありません。一方、会員側の画面では、クラスの定員に空きが残っていれば、これまでどおり予約できます。

Q. クラス機能と日時ごとの予約枠、どちらで体験対応数を設定すればよいですか。
A. 固定の曜日・時間で毎週繰り返すレッスンであれば、クラス機能で体験対応数を設定しておけば予約枠の自動生成にあわせて反映されます。単発のレッスンや不定期の開催であれば、予約枠ごとに個別で設定するのが基本になります。

あわせて使いたい機能

  • 講師指定予約状況 … 講師ごとの空き状況を見せられるので、体験希望の生徒が希望の講師を選んで予約できます
  • 体験希望日フォーム … 予約枠を固定で確保せず、スタッフが日時を調整して体験レッスンを割り当てる運用にも対応します
  • 1ヶ月あたりの受講上限数 … 体験から本会員へ移行した後は、契約コースで1ヶ月の受講回数を制限し、回数超過のトラブルを防げます
  • 生徒別オリジナル予約状況 … 生徒の契約内容に合わせて予約できるレッスンや時間帯を絞り込んで表示できるため、体験と本会員で見せる画面を分けやすくなります

関連ヘルプ

まとめ

会員の予約で枠が埋まり体験希望者を受け付けられないのは、先着順の仕組みと手作業での枠管理の限界が重なって起きます。ビジター枠の確保と体験予約の上限をあらかじめ設定しておけば、会員予約が集中しても体験枠は自動的に残り、取りこぼしを防げます。担当者の目視や記憶に頼らずに済む分、繁忙期でも新規の問い合わせを安定して受け止められるようになります。

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