こんなお悩みはありませんか

同じ講師の同じ時間に、グループレッスンとマンツーマンレッスンの両方を受け付けたい。でも、グループの枠を用意しても1人しか集まらなければマンツーマンと同じことになり、料金だけが安くなります。かといって枠を分けて固定すると、マンツーマン希望者が来たときに空いている講師がいるのに受けられません。

レベル別のグループレッスンを組んでいるスクールでは、さらに悩みが増えます。初級・中級・上級のように複数のレベルがある場合、どのレベルの枠を先に埋めるかによって、その日の講師の稼働がまったく変わります。事前に「今日は初級が多そうだ」と予測して枠を組んでも、実際の申し込みはその通りにはならず、結局は当日の予約状況を見ながら手作業で枠の割り振りを調整することになります。

繁忙期と閑散期で申し込みの傾向が変わる点も悩みの種です。新学期の時期はグループ希望が多く、それ以外の時期はマンツーマン希望が増える、というように季節で偏りがあると、固定した枠割りではどちらかの時期に無駄が出ます。

なぜ起きるのか

原因は主に3つに分けられます。

1つ目は、一般的な予約の仕組みが、枠を作る時点でレッスンの内容を決めてしまうことです。「この枠はグループ」と決めた瞬間、その枠はグループ以外に使えません。実際の運用では、誰が最初に予約するかで最適な使い方が変わりますが、先に決めてしまうことが機会損失を生みます。

2つ目は、需要の予測が難しいことです。レベル別のクラスや、繁忙期と閑散期の偏りは、事前にどれだけ経験を積んでも正確には読み切れません。予測に基づいて枠を固定すると、予測が外れるたびに無駄な空き枠か、受けられない生徒のどちらかが生まれます。

3つ目は、当日の調整が担当者の判断に依存することです。「今日はグループの枠をマンツーマンに回そう」といった判断を毎回その場で下していると、担当者によって判断がぶれたり、判断そのものに時間がかかったりします。

これらはすべて、枠の使い道を予約が入るより前に固定してしまっていることに起因します。需要を正確に読み切ることを目指すのではなく、需要が確定してから枠の性格を決める、という順番に変えることが根本的な解決になります。

フリーレッスンならこうなります

フリーレッスンは、1人目の予約が入るまでレッスン内容を固定しません。講師の同じ枠でグループレッスンとマンツーマンレッスンを同時に待ち受け、先に予約が入ったレッスンの種類によって、その枠がグループにもマンツーマンにもなります。

グループレッスンの予約が先に入った場合、その枠のレッスン内容が確定し、2人目以降の予約は自動的に同じグループに加わります。英会話スクールであれば、1人目の予約でレベルが固定され、同じレベルの生徒が追加で予約できる形になります。需要を事前に予測する必要がなく、実際の申し込みに応じて枠の性格が決まっていきます。

レッスンの種類を絞りたい場面では、メニューの先行決定機能を使えます。複数のレッスンを担当している講師について、特定の日時だけ予約できるレッスンを1つに限定できるため、「この時間は上級のマンツーマンだけ受け付ける」といった調整ができます。繁忙期にどうしても特定のレッスンを優先したい場合は、この機能で手動の調整も可能です。

当日の調整についても、基本的には1人目の予約が枠の性格を自動で決めるため、担当者がその場で判断する場面自体が減ります。判断が必要な例外的な場面だけ、メニューの先行決定機能で個別に対応する、という役割分担になります。

繁忙期と閑散期の偏りについても、枠の性格をあらかじめ固定していないため、その時々の申し込み傾向にそのまま対応できます。新学期にグループ希望が集中すれば自然とグループの枠が増え、閑散期にマンツーマン希望が多ければマンツーマンの枠が増えます。季節ごとに枠の組み方を作り直す作業自体が要らなくなります。

導入後の1日

これまで フリーレッスン導入後
枠の準備 グループ用とマンツーマン用に分けて作る 1つの枠で両方を待ち受ける
1人しか集まらないグループ 安い料金のまま実施する マンツーマンとして成立させられる
レベル別クラスの割り振り 事前予測にもとづいて枠を固定する 1人目の予約でレベルが決まる
繁忙期・閑散期の偏り 固定した枠割りで無駄が出る 実際の申し込みに応じて枠の性格が変わる
講師の空き時間 枠を分けた分だけ空きが出る 先に入った予約に合わせて枠が生きる

よくある質問

Q. 1人目の予約がマンツーマンだった場合、あとからグループ希望が来たらどうなりますか。
A. その枠はマンツーマンとして確定しているので、グループ希望の生徒には、同じ講師の別の時間帯や他の講師の枠を案内します。マイページにはその時点で受け付けているレッスンが表示されるため、生徒は空いている枠から選べます。なお、1人目の予約で決まった枠は、その予約がキャンセルされて誰もいなくなれば、ふたたびグループ・マンツーマンのどちらでも受け付ける状態に戻ります。

Q. グループの定員は何人まで設定できますか。
A. レッスンごとに定員を設定できます。グループレッスンとして確定したあとは、その定員に達するまで生徒が追加で予約できます。

Q. メニューの先行決定機能は、誰が操作しますか。
A. 管理画面から、予約表を担当するスタッフが設定できます。特定の講師の特定の時間枠を選んで、受け付けるレッスンを指定する操作です。

Q. レベルの異なる生徒が同じグループに入ってしまうことはありませんか。
A. 1人目の予約でレベルが固定されるため、以降はそのレベルの生徒だけが同じ枠に加われます。会員レベルによるレッスン制限とあわせて使うと、レベルの異なる生徒がそもそも予約できないようにすることもできます。

Q. 講師によって、グループとマンツーマンの対応可否が違う場合はどうすればよいですか。
A. 対応可能な講師の設定で、講師ごとに担当できるレッスンの種類をあらかじめ決められます。グループだけを担当する講師には、グループレッスンの枠だけを割り当てる、といった調整ができます。

Q. 生徒からは、この仕組みはどう見えますか。分かりにくくなりませんか。
A. 生徒がマイページを開いた時点で、その枠が現在受け付けているレッスンの種類が表示されます。生徒自身が仕組みを意識する必要はなく、通常の予約と同じ感覚で選べます。

Q. 導入前に、既存の固定した枠割りのデータは引き継げますか。
A. 既存の枠の組み方をそのまま移行するのではなく、導入後は1人目の予約で枠の性格が決まる運用に切り替わります。移行のタイミングでは、しばらく従来の枠割りと併用しながら慣らしていくことも可能です。

あわせて使いたい機能

  • 契約によるレッスン制限 … 生徒の契約内容に応じて、予約できるレッスンを絞り込めます
  • 会員レベルによる制限 … 習熟度別のクラスに、対応するレベルの生徒だけを受け付けられます
  • 対応可能な講師設定 … 講師ごとに担当できるレッスンの種類をあらかじめ決められます
  • 予約枠一括コピー … 曜日ごとのパターンが決まっている場合、枠の設定をまとめてコピーできます

関連ヘルプ

まとめ

枠の使い道を先に決めないことで、講師の時間が無駄になりません。1人目の予約が枠の性格を決めるという仕組みにすれば、需要の予測が外れても、当日の判断に頼らなくても、枠は実際の申し込みに沿った形で埋まっていきます。繁忙期と閑散期の偏りにも、枠を組み直すことなく自然に対応できます。

体験版で実際の画面をお試しいただけます。導入のご相談は お問い合わせ からどうぞ。