こんなお悩みはありませんか 朝は電話、日中はLINE、夜は生徒から直接口頭で。受付の手段がばらばらで、そのつど予約ノートに書き写しています。書き写す前に次の電話が鳴ると、そこで1件抜けます。同じ時間に2人を入れてしまい、当日どちらかに謝ることになった経験はないでしょうか。 別のパターンもあります。スタッフが2人体制のスクールで、朝番のスタッフが電話で受けた予約を、夜番のスタッフが知らないままLINEで別の予約を確定してしまう。本人たちに落ち度はなく、単に「今、何が埋まっているか」が2人の間で共有されていなかっただけです。 さらに、複数の校舎を運営していると、校舎ごとに予約ノートやスプレッドシートが分かれていて、生徒がどちらの校舎でも予約できる契約の場合、両方の記録を突き合わせないと空き状況が分かりません。忙しい時間帯にこの突き合わせを省略すると、そこでも重複が起きます。土日や連休前など問い合わせが集中する日ほど、このリスクは高まります。 なぜ起きるのか 原因は主に3つに分けられます。 1つ目は、予約の入り口が複数あるのに、記録する場所が1つのノートやスプレッドシートに集約されていることです。入り口と記録のあいだに「人が書き写す」という工程が挟まっているかぎり、忙しい時間帯にはどうしても抜けが生まれます。電話を切った直後に次の電話が鳴れば、書き写しは後回しにせざるを得ません。 2つ目は、記録の更新に時差があることです。紙のノートは、書いた本人の手元にある間は、他のスタッフから見て「まだ空いているように見える」状態が続きます。電話を受けた瞬間に予約が確定していても、ノートに書き写すまでの数分間、あるいはノートが別の場所に置かれている間は、誰から見ても空席のままです。この時差の間に別の受付経路から予約が入れば、重複はほぼ避けられません。 3つ目は、忙しい時間帯には記帳そのものが後回しになることです。電話の対応を優先し、「あとで書こう」と思った予約ほど、次の電話や来客で忘れられがちです。これは注意力の問題ではなく、記帳という工程が受付の作業から切り離されていることが根本の原因です。人を替えても、仕組みを変えないかぎり同じことが起きます。 [...]