上級クラスに初級の生徒が申し込んでしまう

こんなお悩みはありませんか

英会話スクールで、上級者向けのディスカッションクラスに、まだ日常会話も覚束ない初級の生徒が申し込んでしまうことはないでしょうか。当日レッスンに来てから講師がレベルの違いに気づき、その場でクラスの進行を調整せざるを得なくなったり、周りの生徒から「ついていけない人がいる」と不満が出たりすることもあります。講師がその場で個別フォローに時間を割かれ、クラス全体の進行が予定より遅れてしまうこともあります。

ダンススクールでも同じことが起こります。振付の難易度が高い中級・上級クラスに、体験を終えたばかりの初心者が予約してしまい、講師が基礎から教え直す時間を取られて、他の生徒への指導が手薄になってしまうことがあります。せっかく難易度の高い振付に挑戦したかった生徒からすれば、レッスンの満足度が下がる原因にもなります。

予約画面にはレベルの目安を文章で案内しているつもりでも、生徒がその説明を読み飛ばしてしまえば意味がありません。スタッフが電話やメールで個別に予約内容を確認できればよいのですが、ネット予約はレベルを問わずクラスが一覧で表示されるため、生徒本人の自己判断に頼らざるを得ないのが実情です。

入会したばかりの生徒ほど、自分の実力とクラスの難易度の対応関係がわからず、とりあえず時間の合うクラスを選んでしまう傾向もあります。結果として、レベル違いの予約はスタッフが事前に気づけないまま当日を迎えることになり、その場での対応にならざるを得ません。

体験レッスンからそのまま入会につながるスクールでは、この傾向がさらに強くなります。体験時にどのクラスが合っているかを講師が口頭で伝えていても、実際にネット予約をする段階になると、その説明を覚えていない生徒も少なくありません。

なぜ起きるのか

1つ目の原因は、予約画面上でレベルの違うクラスがすべて同じように表示されてしまうことです。案内文でレベルの目安を伝えていても、初めてネット予約をする生徒や体験からそのまま入会した生徒には、どのクラスが自分に合っているのか判断しづらいことがあります。クラス名だけでは難易度が伝わりきらず、「中級」「上級」といった表記も、生徒によって受け止め方に差が出ます。

2つ目は、生徒自身の実力を客観的に把握しているのが講師の記憶やレッスン記録に限られていることです。入会時のレベルチェックの結果や、レッスンを重ねる中での上達具合を、予約の可否に自動的に反映させる仕組みがなければ、誰が上級クラスに進んでよいかはスタッフの判断待ちになります。講師が複数人いる場合は、担当講師以外がその生徒の実力を把握していないことも珍しくありません。

3つ目は、紙やExcel、汎用の予約システムでの管理では、生徒ごとに予約できるクラスを制限するという発想がそもそも組み込まれていないことです。クラスを非公開にすれば全員が予約できなくなり、公開すれば誰でも予約できてしまうという、オールオアナッシングの運用しかできません。生徒ごとに予約できる範囲を細かく分ける必要があるほど、紙の予約表やExcelでの管理は限界に近づきます。

レベル違いの予約が起きるたびに、スタッフは該当の生徒に連絡して事情を説明し、別のクラスへの振替を案内する対応にも追われます。生徒側からすれば「自分で選んで予約したのに断られた」という気持ちになりやすく、説明の仕方によっては通いづらさを感じさせてしまうこともあります。

フリーレッスンならこうなります

フリーレッスンには「会員レベル」という機能があり、生徒ごとに会員レベルを設定したうえで、特定の会員レベルに紐づいた予約制限をクラスにかけられます。英会話の習熟度別に初級から上級までのクラスを分けている場合、そのクラスに合った会員レベルの生徒だけが予約できるようにする、といった運用が可能です。

生徒の会員レベルは、入会時のレベルチェックや講師の判断にもとづいてスタッフが設定します。設定後は、レベルに合わないクラスは生徒の予約画面上で予約できない状態になるため、生徒が案内文を読み飛ばしてしまっても、レベルの合わないクラスへの予約自体が発生しません。生徒が上達してレベルが上がった際には、会員レベルの設定を変更するだけで、予約できるクラスの範囲を切り替えられます。

この仕組みにより、スタッフは予約の都度クラスと生徒のレベルを照合する必要がなくなります。誰がどのクラスを予約できるかは会員レベルの設定に集約されるため、講師が複数人いる場合でも、担当講師以外がその生徒の実力を把握していなくても、予約の可否自体は正しく制限されます。英会話の初級から上級、ダンスの初級・中級・上級といった段階を、スクールの実情にあわせて自由に設計できます。

レベル違いの予約を止めるための連絡や振替案内も基本的に発生しなくなるため、スタッフの手が空き、レッスンの質を保つための本来の業務に時間を使えるようになります。

導入後の1日

	これまで	フリーレッスン導入後
予約画面での見え方	レベルの異なるクラスがすべて同じように表示される	会員レベルに合わないクラスは予約できないよう制限される
レベルの判断	案内文を読んだ生徒本人の自己判断に任される	スタッフが設定した会員レベルにもとづいて自動的に制限される
当日レッスンでの調整	講師がレベル差に気づいてから進行を調整する	レベルの合った生徒だけが参加するため、想定通りの進行がしやすい
生徒の上達に応じた対応	クラス変更のたびにスタッフが個別に案内する	会員レベルの設定を変更するだけで予約できる範囲が切り替わる

よくある質問

Q. 会員レベルは生徒ごとに個別に設定できますか。
A. はい。生徒一人ひとりに会員レベルを設定でき、その会員レベルに応じてクラスごとの予約制限をかけられます。英会話の習熟度別クラスのように、初級から上級まで細かく分けて適用することも可能です。全員を一律に扱うのではなく、生徒ごとの実力にあわせて予約できる範囲を個別に決められる点が、紙やExcelでの管理と大きく異なります。

Q. 会員レベルを引き上げるタイミングはどう管理すればよいですか。
A. レベルテストの結果や、日頃のレッスンの中での講師の判断にもとづいて引き上げます。判断した内容はお客様情報に登録することで、以降の予約制限にすぐ反映されます。講師の評価をスタッフが登録する形なので、スクールの基準どおりのタイミングでレベルを引き上げられます。

Q. レベルの合わないクラスは、生徒の予約画面にまったく表示されなくなりますか。
A. 見え方は予約画面の種類によって異なります。「レッスンから選ぶ」形式の一覧や、カレンダー形式の予約画面では、レベルの合わないクラスはそもそも一覧に出てきません。「日付から選ぶ」形式の予約状況では、クラスの枠自体は表示されつつ「満席」という表示になり、予約はできない状態になります（レッスンの設定によっては、こちらの画面でも非表示になる場合があります）。どちらの見え方であっても、レベルの合わない生徒がそのクラスを予約することはできず、万が一直接予約しようとした場合もシステム側で受け付けられません。

Q. ダンスのようにクラスごとに難易度が細かく分かれている場合でも使えますか。
A. はい。会員レベルは英会話の習熟度に限らず、クラスごとに予約できる条件を設定する仕組みのため、ダンスの初級・中級・上級といった難易度別クラスにも同じ考え方で適用できます。

Q. 会員レベルによる制限は、体験レッスンにも適用できますか。
A. 体験レッスンについては、あらかじめ指定した特定のレベルに一律で制限する設定と、レベルによる制限をかけない設定のどちらかを選べます。体験段階ではまだ本会員のような細かいレベル判定ができていないことが多いため、スクールの方針にあわせて一律に決めておく形になります。

あわせて使いたい機能

会員レベルの個別設定 … 生徒ごとに現在のレベルを管理し、予約できるクラスの範囲を切り替えられます。レベルが上がった生徒は設定を更新するだけで、上位クラスの予約が可能になります
クラスごとの予約制限 … クラス単位でレベルの条件を紐づけられるため、英会話の初級から上級、ダンスの初級・中級・上級のように、スクールごとに異なる段階分けにも対応できます

まとめ

上級クラスに初級の生徒が申し込んでしまうのは、予約画面上でレベルを区別する仕組みがなく、生徒の自己判断に頼らざるを得ないためです。会員レベル機能を使えば、生徒ごとのレベルに応じてクラスの予約可否を自動的に制限でき、当日になってから講師が進行を調整するような場面を減らせます。案内文をどれだけ丁寧に書いても防ぎきれなかったレベル違いの予約を、仕組みの側で防ぐという発想への切り替えが、講師とほかの生徒の双方の満足度を守ることにつながります。

体験版で実際の画面をお試しいただけます。導入のご相談はお問い合わせからどうぞ。