こんなお悩みはありませんか

ゴルフスクールで、同じ時間帯に受け付けた予約の合計が、実際にある打席の数を超えてしまい、予約は成立しているのにお客様に打席を用意できないことはないでしょうか。講師の人数だけを見て予約枠を設定していると、講師がいても打席が足りないという事態が起こります。レフティ専用打席やシミュレーション打席のように、使える打席の種類がさらに限られている場合は、なおさら調整が難しくなります。

パーソナルトレーニングのスタジオでも同じ問題が起こります。トレーナーが複数在籍していても、実際に使えるトレーニングブースの数には限りがあります。トレーナーの空き状況だけで予約を受け付けてしまうと、同じ時間帯に希望者が集中したときに、ブースの取り合いになってしまいます。特に人気のトレーナーが複数の時間帯を担当していると、そのトレーナーに予約が集中し、ブースの上限を超えていることに気づかないまま受付が進んでしまうこともあります。

こうした事態が起きるたびに、当日その場で日程変更をお願いしたり、別のトレーナーや別の打席に振り替えたりする対応が必要になります。お客様には何も落ち度がないのに、スクール側の都合で予定を変更してもらうことになり、信頼を損ないかねません。せっかく予定を空けて来てくれたお客様に、受付の段階で気づけていれば防げたはずの迷惑をかけてしまうことになります。

体験レッスンの受け入れも同様の悩みを抱えがちです。通常のレッスン予約とは別枠で体験希望者を受け付けていると、体験用の枠が実際の設備の空き状況と連動しておらず、通常予約と体験予約をあわせた合計が打席やブースの数を超えてしまうことがあります。

なぜ起きるのか

1つ目の原因は、予約枠の設定が講師やトレーナーの人数を基準にしているため、実際に使える設備の数と一致しない場合があることです。講師が3人いれば3組まで受け付けられると考えてしまいがちですが、打席やブースが2つしかなければ、3組目は入れません。講師の増員と設備の増設は別のタイミングで行われることが多く、両者の数がずれたまま運用が続いてしまうこともあります。

2つ目は、紙の予約表やExcelでは、同じ時間帯の予約数が設備の上限を超えていないかをリアルタイムに確認する手段がないことです。複数のスタッフが別々に予約を受け付けている場合、お互いの受付状況が見えないまま予約を重ねてしまうことがあります。電話とネット予約が同時に動いている場合は、なおさらこのずれが起きやすくなります。

3つ目は、汎用の予約システムの多くが、時間帯ごとに「同時に使える設備の数」という制約を予約枠に組み込む発想を持っていないことです。1人の講師に対して1つの予約枠という単純な構造では、複数の予約が同じ設備を取り合う状況を防げません。個人レッスンと、設備だけを使うグループレッスンや自主練習利用が同じ時間帯に混在する場合は、人数の合算そのものが複雑になり、手作業での管理はさらに難しくなります。

フリーレッスンならこうなります

フリーレッスンでは、スタジオ（校舎）ごとに「同タイムテーブル予約制限」として、同じ時間帯に受け付けられる予約の上限を設定できます。テーブル数（ブース数・打席数）を登録しておくと、その数を超える予約は、講師に空きがあっても自動的に受け付けられなくなります。講師の人数と設備の数、両方の制約を同時に満たした予約だけが成立する仕組みです。

この上限は、予約枠数そのものだけでなく、予約人数を基準にした制限にも対応しています。インドアゴルフスクールでコーチがグループレッスンを行う場合のように、レッスン予約と、レッスンとは別に空き打席を練習利用する予約が同じ時間帯に混在するケースでも、スタジオ全体の人数としての上限を守りながら受け付けられます。レッスンでは使わない設備を練習用として開放したい場合は、その利用をこの上限に含めるかどうかも、レッスンの設定側で選べます。

上限を超える予約は、電話やネット予約、管理画面からの登録など、どの経路から受け付けようとしても、設定した数を超えた時点で自動的に受け付けられなくなります。複数のスタッフが同時に予約を受け付けている場合でも、誰か1人が状況を把握していなければならないという負担がなくなり、システム側の設定が受付の基準として一貫して働きます。講師の人数を増やしたときや、打席・ブースを増設したときも、テーブル数の設定を変更するだけで、以降の予約枠に反映されます。

これまでスタッフの記憶や確認作業に頼っていた「打席は足りているか」「ブースは埋まっていないか」という判断を、システム側の設定に任せられるようになります。予約を受け付ける段階で上限が守られるため、当日になって設備不足に気づくという事態そのものが起こりにくくなります。

導入後の1日

これまで フリーレッスン導入後
同時間帯の予約受付 講師の人数を基準に受け付け、打席・ブース数を超えることがある テーブル数を登録し、その上限を超える予約は自動的に受け付けない
複数スタッフでの受付 お互いの受付状況が見えず、予約が重なることがある 上限を超えた時点でシステム側が予約を止める
当日の設備不足 その場で日程変更やほかの打席への振替をお願いする 予約時点で設備の上限内に収まっているため、当日の調整が発生しにくい
グループレッスンと個人練習の混在 人数の合算を手作業で管理し、抜け漏れが起きやすい 予約人数を基準にした上限で、スタジオ全体の人数を管理できる

よくある質問

Q. 打席やブースを使わないメニューも、この上限の対象になりますか。
A. いいえ、テーブル（ブース）を使わないミーティングなどのメニューをレッスンとして設定する場合は、レッスン設定側で「同タイムテーブル予約制限」を「含まない」に指定できます。設備を使わないレッスンまで上限に含めてしまうことを避けられます。

Q. 予約枠数での制限と、予約人数での制限はどちらを使えばよいですか。
A. 1つのレッスンで設備を1つ使う場合は予約枠数、生徒1人ごとに設備を1つ使う場合は予約人数を基準にします。たとえば、少人数のグループレッスンを1つのブースで行う英会話スクールなら、予約枠数を基準にすると、そのレッスンに何人入っても使うブースは1つとして数えられます。一方、インドアゴルフスクールのように1人1打席を使う場合は、予約人数を基準にすると、グループレッスンの参加者も練習利用の予約も1人1打席として合算され、打席数を超える予約が入らなくなります。

Q. テーブル数の設定は、どこで行いますか。
A. 管理画面の「設定」から対象のスタジオを開き、「同タイムテーブル予約制限」の項目に、予約を受け入れるテーブル数（ブース数）の最大数を入力します。

Q. 校舎ごとに打席数やブース数が違う場合でも設定できますか。
A. はい。同タイムテーブル予約制限はスタジオ（校舎）ごとに設定する項目のため、校舎によって打席数やブースの数が異なる場合でも、それぞれの実情にあわせて上限を分けて設定できます。

あわせて使いたい機能

  • レッスンごとの同タイムテーブル制限の除外設定 … 設備を使わないメニューを上限の対象から外し、必要な制限だけをかけられます
  • 予約人数を基準にした上限設定 … グループレッスンと個人利用が混在する時間帯でも、人数ベースでスタジオ全体の上限を管理できます
  • スタジオ（校舎）ごとのテーブル数設定 … 校舎によって打席数やブース数が異なる場合も、それぞれの実情にあわせて上限を分けて設定できます

関連ヘルプ

まとめ

同じ時間帯に打席数を超えて予約が入ってしまうのは、講師の人数を基準にした予約受付が、実際に使える設備の数と一致していないためです。同タイムテーブルの予約数上限を設定すれば、講師と設備の両方の制約を満たした予約だけを自動的に受け付けられ、当日になってからの調整対応を減らせます。校舎ごとに設備の数が違う場合も、それぞれの実情にあわせて上限を分けて設定できるため、複数校舎を運営しているスクールでも同じ考え方で対応できます。

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