講師が退職するとき担当クラスの設定を全部直している

こんなお悩みはありませんか

学習塾で講師が退職することになったとき、その講師が担当していたすべてのクラス設定を、管理画面で1つずつ開いて別の講師に付け替えていることはないでしょうか。担当コマ数が多い講師ほど、この作業だけで半日以上かかってしまい、退職の引き継ぎ準備で忙しい時期にさらに負担がのしかかります。中学生・高校生それぞれの学年別クラスを掛け持ちしている講師の場合、変更する箇所が学年の数だけ増えていきます。

音楽教室でも同じことが起こります。ピアノやDTMなど複数のブースを掛け持ちしている講師が退職する場合、ブースごとの設定を1つずつ確認しながら直す必要があり、どこかの設定を直し忘れると、退職後も生徒がその講師のレッスンを予約できてしまう事態になりかねません。生徒からすれば、すでに辞めた講師のレッスンを予約してしまい、あとから変更をお願いされるのは決して気持ちのよい体験ではありません。

退職日が決まっているのに、設定の切り替えをその日に間に合わせようとして、前日や当日にまとめて作業することになり、確認が不十分なまま本番を迎えてしまうこともあります。担当していたクラスの数が多いスクールほど、変更漏れのリスクは高くなります。退職の対応は引き継ぎ資料の準備や関係者への連絡など、ほかにもやるべきことが重なる時期であり、設定変更にまとまった時間を割く余裕がないことも少なくありません。

急な退職の場合はさらに切迫します。次の担当講師が決まっていない状態でも、いったんは予約を受け付けられないようにする、あるいは代わりの講師に振り分けるといった対応が必要になり、限られた時間の中で判断と設定変更を同時にこなさなければなりません。担当していたクラスの数が把握しきれておらず、対応が完了したかどうかの確認自体に時間がかかることもあります。

なぜ起きるのか

1つ目の原因は、講師とクラスの紐づけが、クラスごとに個別の設定として管理されていることです。1人の講師が複数のクラスやコマを担当していると、退職のたびにその数だけ設定を開いて変更する作業が発生します。担当講師の情報がクラスの数だけ分散して保存されている以上、1か所を直せば済むという構造にはなりません。

2つ目は、「講師の退職日」という情報が、クラス側の設定には反映される仕組みになっていないことです。退職日を把握していても、それをクラスの担当講師設定に自動的に連動させる手段がなければ、結局は手作業で1件ずつ確認して直すしかありません。退職日を記録する場所と、実際にクラスの担当講師を設定する場所が別々になっていることも、変更漏れが起きやすい一因です。

3つ目は、紙やExcelでの管理では、変更が完了したかどうかを確認する仕組みがないことです。担当していたクラスの一覧をどこかにまとめていない限り、直し忘れがあっても気づく手段がなく、退職後にトラブルとして発覚することもあります。担当コマの一覧を作ること自体にも時間がかかるため、確認作業を簡単に省略してしまいがちです。結果として、変更が完了したという安心感を得られないまま、退職後もしばらく不安を抱えたまま運営を続けることになります。

フリーレッスンならこうなります

フリーレッスンでは、講師をスタジオ（校舎）に所属させる設定の中に「使用開始」「使用終了」という項目があります。講師が校舎に所属を開始する日付だけでなく、所属を終了する日付もここで指定できます。

退職する講師について、この使用終了の日付を設定しておくと、夜間のバッチ処理により翌日にはその講師が担当していたクラス設定へ一括で反映されます。クラスを1つずつ開いて講師の設定を直す必要がなく、退職日を設定するだけで、それ以降の予約枠から自動的に反映される仕組みです。担当していたコマ数やブースの数が多い講師であっても、確認して回る作業自体が発生しません。

学習塾のように学年別に複数のクラスを掛け持ちしている講師でも、音楽教室のようにピアノやDTMなど複数のブースを掛け持ちしている講師でも、所属設定の使用終了日という1か所を直すだけで済みます。担当していたクラスを1つずつ思い出しながら確認する必要がなく、退職日の直前にまとめて作業する必要もなくなるため、退職の引き継ぎで忙しい時期の負担を減らせます。複数校舎に所属している講師の場合は、校舎ごとに所属設定があるため、退職にあわせて終了させたい校舎ごとに使用終了日を設定します。

退職の連絡を受けた時点で使用終了日を先に設定しておけば、あとは反映される日を待つだけで済みます。退職日の直前になって慌てて対応する必要がなくなるぶん、引き継ぎ資料の作成や関係者への連絡など、退職にともなうほかの業務に時間を使えるようになります。

導入後の1日

	これまで	フリーレッスン導入後
退職講師の担当クラス変更	クラスを1つずつ開いて講師設定を手作業で直す	使用終了日を設定するだけで翌日に一括反映される
変更漏れの確認	担当していたクラスの一覧を作り、1件ずつ確認する	一括反映される仕組みのため、個別の確認作業が減る
退職直前の作業量	退職日に合わせてまとめて作業し、確認が不十分になりがち	使用終了日をあらかじめ設定しておけば、直前の作業が発生しない
複数ブース・複数コマ担当の講師	ブースやコマの数だけ設定変更を繰り返す	所属設定は1か所で完結し、反映先の数に作業量が左右されない

よくある質問

Q. 使用終了日は、退職日よりも前もって設定しておけますか。
A. はい。退職の連絡を受けた時点で、先の日付を使用終了日として設定しておけます。退職日の直前になって慌てて設定する必要はありません。

Q. 使用終了日を設定すると、いつからクラス設定に反映されますか。
A. 夜間のバッチ処理によって、翌日になると対象のクラス設定に一括で反映されます。反映は設定した翌日になるので、退職日の前日までには設定を済ませておくと安心です。反映のタイミングを踏まえてスケジュールを組んでおけば、退職日当日にあわてて確認作業をする必要もなくなります。

Q. 講師の使用終了日を設定する画面は、講師のスタッフ登録とは別ですか。
A. はい。講師の登録には、講師自身のスタッフ登録と、スタジオ（校舎）への所属設定という2つのステップがあります。使用終了日は、このうち校舎への所属設定側の項目です。複数校舎でレッスンを行う講師は、校舎ごとに所属設定を行うため、退職にあわせて終了させたい校舎ごとに使用終了日を設定します。

Q. 所属を終了した講師の情報は、過去の予約履歴からも消えてしまいますか。
A. 消えません。使用終了日を設定しても、その講師が過去に担当したレッスンの予約履歴はそのまま残ります。影響があるのは、終了日以降の新しい予約枠に対してだけです。

Q. 急な退職で後任がまだ決まっていない場合はどうすればよいですか。
A. 後任が決まっていなくても、使用終了日だけ先に設定できます。設定すると、それ以降のその講師の予約枠自体がなくなるため、後任が決まるまでの間、新たにその講師を担当講師として予約が入ることはありません。後任が決まり次第、あらためてその講師を担当講師として設定すれば、通常どおり予約を受け付けられるようになります。

あわせて使いたい機能

1日あたりの予約受入上限数 … 講師ごとに1日に受け付けるレッスン数の上限を設定でき、体力的な負担を考慮したシフトを組めます
対応レッスンの個別設定 … 講師ごとに担当できるレッスンを指定でき、指定されていないレッスンは予約できないようにできます
予約締切の個別前倒し … 講師ごとの状況にあわせて、共通の予約締切よりも早めに締め切る設定ができます
使用開始日の設定 … 新しく講師を迎える際も、所属を開始する日付をあらかじめ登録しておけます。退職と入れ替わりのタイミングでも活用できます

まとめ

講師の退職時にクラス設定を1つずつ直す手間が発生するのは、講師とクラスの紐づけが個別管理になっており、退職日を反映する仕組みがないためです。所属設定の使用終了日を指定しておけば、担当していたクラスへの反映が自動的に行われ、確認して回る作業自体をなくせます。退職はスクール側にとって避けられない出来事だからこそ、そのたびに発生する事務作業をできるだけ小さくしておくことが、日々の運営の負担軽減につながります。

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