こんなお悩みはありませんか

月4回コースの生徒が、今月5回目の予約を入れています。気づいたのはレッスン当日、受付で回数を数えたときでした。すでに来てしまっている生徒に「今月はもう受けられません」とは言いにくく、その場は受けてもらう。でも他の生徒には同じ対応をしていない。この判断が積み重なると、コースの意味そのものが曖昧になっていきます。

複数のコースを掛け持ちしている生徒の場合は、さらに数えにくくなります。ボーカルは月4回、ギターは月2回というように、コースごとに上限が違う生徒がいると、台帳を見ながら「この予約はどちらのコース分としてカウントするか」を毎回判断しなければなりません。忙しい受付時間帯にこの判断を挟むと、間違いも起きやすくなります。

月をまたぐタイミングも見落としやすい場面です。月末に4回使い切ったつもりの生徒が、月が変わった直後にまた予約を入れてきて、スタッフが「今月分は使い切っていないか」を確認するために前月の記録までさかのぼることもあります。

なぜ起きるのか

原因は主に3つあります。

1つ目は、回数の管理を人の目視に頼っていることです。予約を受けるたびに「この生徒は今月何回目か」を数えるのは、件数が増えれば必ずどこかで抜けます。台帳やスプレッドシートで管理している場合、記入漏れが1件あるだけで、その後の回数もすべてずれていきます。

2つ目は、気づくタイミングが遅いことです。回数の超過は、予約を受け付けた時点ではなく、レッスン当日に受付で数えて初めて発覚することが多く、その時点ではもう生徒が来てしまっています。来た生徒を追い返すという選択肢は現実的ではなく、結果として例外対応が常態化します。

3つ目は、生徒自身も自分の残り回数を正確に把握していないことです。「まだ入るはず」という思い込みで予約を入れることは珍しくなく、悪意があるわけではありません。生徒に確認する手段がなければ、この思い込みを正す機会もないまま予約が進んでしまいます。

これらはどれも、回数の管理を「予約を受け付けたあと」に行っていることが根本にあります。数える作業を予約の前に持ってこないかぎり、確認漏れも、当日の発覚も、思い込みによる予約も、同じ構造で繰り返されます。

フリーレッスンならこうなります

契約コースごとに、1ヶ月あたりの受講上限数を設定できます。上限を超える予約は受け付けられないため、スタッフが回数を数える必要がありません。月4回のコースなら、4回目までは通常どおり予約でき、5回目は予約の時点で止まります。台帳を見返す作業自体がなくなり、レッスン当日に発覚するという事態も起きなくなります。

生徒側にも、マイページのトップに契約コースと1ヶ月の上限回数、受講済みを含む予約済数と残り回数を表示できます。生徒が自分の残り回数を分かっていれば、「まだ入るはず」という思い込みからくる問い合わせも減ります。表示する文言は変更できるため、スクールの呼び方に合わせられます。

1人の生徒が「ボーカル月4回」と「ギター月2回」のように複数のコースを契約している場合も、コース単位で上限が管理されるため、どちらのコース分として数えるかをスタッフが判断する必要はありません。予約の時点でどちらのコースの残り回数が使われたかが自動的に決まります。

月をまたぐタイミングについても、上限の回数は月ごとにリセットされる形で管理されるため、前月の記録までさかのぼって確認する作業がなくなります。月初にリセットされた時点から、生徒もスタッフも同じ数字を見て予約を判断できるようになります。

例外的に回数を増やしたい生徒がいる場合も、契約コースの設定を個別に変更すれば対応できます。ただし、上限そのものをシステムに任せる運用に切り替えることで、例外対応を「その場の判断」から「契約の変更」という記録の残る操作に変えられる点が大きな違いです。

導入後の1日

これまで フリーレッスン導入後
予約を受けるとき 今月何回目かを台帳で数える 上限を超える予約は受け付けられない
複数コースの掛け持ち どちらのコース分か手作業で判断する コースごとに自動で管理される
生徒からの問い合わせ 「あと何回?」に都度回答する マイページで生徒が自分で確認できる
上限を超えたとき 当日に判明し、その場で判断を迫られる 予約の時点で止まるので、当日の判断が発生しない
月をまたいだ確認 前月の記録までさかのぼって数え直す 月ごとに上限がリセットされ、さかのぼる必要がない

よくある質問

Q. 上限に達した生徒から「今回だけ特別に」と頼まれた場合、対応する方法はありますか。
A. 契約内容自体を管理画面から個別に変更すれば、その月だけ上限を増やすといった対応もできます。ただし、恒常的な例外が増えるとコースの意味が薄れるため、頻発する場合はコース設計自体の見直しをおすすめします。

Q. 繰り越しがある契約の場合、上限の数え方はどうなりますか。
A. 繰り越し分は回数券として付与され、月あたりの上限とは別に管理されます。回数券には使用優先順位を設定でき、優先順位を高くしておけば、月間の上限枠より先に繰り越し分から消化されます。複数月分の繰り越しが溜まっている場合は、有効期限が短いものから自動的に使われる仕組みになっており、生徒が予約するときにどの回数券を使うかを自分で指定することもできます。

Q. マイページに表示する残り回数の文言は、スクールごとに変えられますか。
A. はい。テンプレートの設定から表示文言を調整できるため、「残りチケット」「あと◯回」など、スクールで使っている呼び方に合わせられます。

Q. 上限の設定を変更した場合、すでに予約されている分はどうなりますか。
A. 上限の数を変更しても、すでに受付済みの予約には影響しません。変更後に新しく行う予約から、変更した上限が適用されます。

Q. 1日あたりの上限も同時に設定できますか。
A. はい。1ヶ月あたりの上限とは別に、1日あたりの受講上限数も設定できます。受け放題プランで1日1回までに制限する、といった組み合わせも可能です。

Q. 兄弟や家族で通っている生徒の回数を、まとめて管理することはできますか。
A. 契約は生徒ごとに管理されるため、回数の上限も生徒単位で判定されます。家族で同じログインを使い分けたい場合は、家族IDの機能でマイページを切り替える運用ができます。

Q. 生徒に残り回数を知らせる方法はありますか。
A. マイページのトップに残り回数が常に表示されるため、生徒自身が予約する前に自分で確認できます。また、回数が残っていることを知らせる通知を設定できるので、「まだ利用できる回数がありますよ」という案内を送る運用もできます。

あわせて使いたい機能

  • 1日あたりの受講上限数 … 1日に受けられる回数も制限でき、受け放題プランでも1日1回までといった運用ができます
  • 1ヶ月あたりのキャンセル回数の制限 … 回数だけでなくキャンセルの上限も設定できます
  • 並行契約の優先順 … 複数の契約がある生徒について、どの契約から回数を消化するかのルールを設定できます
  • 契約の残回数表示 … 管理画面からも、生徒ごとの残り回数をその場で確認できます

関連ヘルプ

まとめ

回数の管理は数えるものではなく、超えられない仕組みにするものです。予約の時点で上限を止めれば、当日の気まずい判断も、台帳をさかのぼる作業もなくなります。生徒が自分の残り回数を確認できるようになることも、問い合わせを減らす副次効果になります。例外対応が必要な場面でも、契約の変更という記録の残る形で行えるため、あとから「なぜ増やしたのか」が分からなくなることもありません。

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