お客様情報を管理画面から登録・変更する
お客様情報を新規に登録するには以下の3つの方法があります。
- 管理画面のお客様管理より入力する
申込書などお客様情報が手元にある場合、スタッフの手作業にて入力をします。 - 管理画面の予約表よりゲスト予約として登録する
電話での体験予約受付の際、予約と同時にお客様情報を仮登録します - お客様による会員登録
オンラインでの体験予約や会員登録で登録を行います。
ここでは１の方法をご案内します。
予約を登録するためには契約が必要ですので、予約する場合はお客様情報の登録後に契約情報も登録するようにしてください。
管理画面の『お客様管理 >> 一覧』を開き、右上にある「新規追加」を開きます。
項目を必要に応じて入力します。※は必須入力項目です。
一部の項目は基本設定で行った利用機能の無効化の影響や管理画面にログインしているスタッフIDの権限により表示されない場合があります。
基本設定は管理画面『管理機能 >>基本設定>>お客様管理』で行ってください。
会員No
固定桁の会員番号を登録します。ログインIDとして利用できます。なお、ログインIDには会員Noの他、メールアドレスや文字列を自由に登録するIDも利用できます。
空白で登録した際は自動で設定されます。
パスワード
生徒画面にログインするためのパスワードを登録します。
文字数や含まなければならない文字種の変更、空白登録時の自動設定も可能です。
お名前・フリガナ
会員のお名前をカタカナで入力します。なお、ひらがな表記に変更することもできます。
写真
会員の写真を登録します。登録できるファイル形式はjpg、pngになります。
担当者アカウント
入力中のお客様情報を担当するスタッフアカウントを選択します。管理画面にログインしたID のアカウントが自動的にセットされています。
所属スタジオ
生徒がメインで通うスタジオを選択します。
メールアドレス
各種お知らせやメルマガ等をお届けするメールアドレスを入力します。メールアドレス２は予備欄になります。
生年月日
年月日を西暦で入力をします。和暦で入力すれば自動的に西暦に変換する和暦入力も可能です。
有効
有効とすると生徒画面にログインできます。
会員状態
会員の状態をセットします。検索やメール一括配信の条件として利用できます。
ポイント失効日
ポイント機能を利用している場合に設定できます。発行ポイントごとに有効期限は設定されていますが、退会等で一括で指定期日で無効にしたい場合に日付をセットします。
個別の同時予約制限数
一人のお客様が未レッスンの予約をたくさん取ってしまうと、他の方が予約をとれなくなったり直前キャンセルになりがちです。そのため、一人あたりに予約が取れる数を制限します。全生徒共通の設定もできますが、個別に設定を上書きしたい場合に制限数をセットします。
案内メール
メルマガ等の案内メールを希望する場合はチェックを入れます。なお、レッスン予約受付メールやレッスン前日のお知らせ等のリマインドメールは、チェックの有無にかかわらず送信されます。
受付担当
会員登録を行ったスタッフ名を入力します。
アポイント
会員登録を行った経緯を指定します。
カスタム使用欄1～10
入力項目を自由に設定できます。使用欄の表示設定は『管理機能>>基本設定>>システム全体設定>>入力項目設定』より行います。項目の表示内容設定は『管理機能>>基本設定>>お客様カスタム入力欄』にて行います。
入会金・入会金コメント
回収した入会金を記録できます。
入会日
入会した日付を入力します。分析機能 数字表の体験登録の基準となります。
紹介者No
紹介者の会員Noを入力します。
生徒画面の個別メッセージ
生徒画面のトップに個別にメッセージを表示したい場合にセットします。
初回ログイン / 最終ログイン /登録日時
生徒画面にログインした日時が記録されています。空白の場合は、ログインされていません。
金融機関情報
金融機関情報の記録を行います。
備考
メモとしてご利用ください。
登録が完了すると、次の操作が行いやすいようにボタンが設置されています。
契約情報登録
追加したお客様の契約情報を入力するための、契約情報入力画面を開きます。
続けて新規追加
お客様情報を続けて追加するための、お客様情報の入力画面を開きます。
メールを送信する
個別のテンプレートメールの送信画面を開きます。
リストに戻る
お客様一覧へ戻ります。
登録済みのお客様情報のうち、パスワード変更と案内メール送信の可否のみ、生徒画面からの変更ができますが、それ以外の情報は管理画面からの変更となります。
管理画面の『お客様管理 >> 一覧』を開きます。
該当会員の会員Noを開きます。
上部の「変更」を開きます。
変更箇所を入力後「確認画面へ」をクリックし、内容に誤りがなければ「登録」をクリックします。
基本設定>>マイページの登録を行う
『管理機能>>基本設定>>マイページ』を開きます。 ログインIDに使用する登録情報 生徒が会員登録を行った際、どの項目を予約画面へのログインIDに使用するかを決定します。 メールアドレスや会員Noなどではなく自由にログインIDを作成したい場合は、お客様情報のカスタム使用欄を利用してください。 例：カスタム使用欄４を「マイページログインID」入力欄にしたい。→『基本設定>>お客様カスタム入力欄』でカスタム使用欄名称を「マイページログインID」と指定してください。 ログインIDの表記 予約画面でのログインID記載欄の表記を指定します。たとえば、ログインＩＤをメールアドレスにした際は「メールアドレス」と表記することで、生徒がスムーズにログインIDを入力することができます。 パスワード変更時に旧パスワードの入力が必要 旧パスワード入力の有無を指定できます。 予約するのサブメニュー1・2・3 マイページの「予約」より予約したいレッスンを探す際に、タブ表示する選択タイプを「講師指定」「日付指定」「レッスンメニュー指定」といった内容から選択できます。 予約の締切タイプ 予約の締め切りのタイプを選択します。 「１日分を一括で締め切る」 指定した時刻に一日分を締め切ります。前日の午後７時締め切りなどの場合。 「レッスン時刻に連動して締め切る」 レッスン開始時刻の何分か前で締め切ります。レッスンの１時間前に締め切りなどの場合。 オンライン予約の締切(何日前) 締め切りが何日前かを設定します。 [...]
基本設定>>体験予約登録の登録をする
『管理機能>>基本設定>>体験予約登録』を開きます 自動発番する会員Noの頭文字 体験予約・会員登録の際に会員Noは自動的に発番されますが、体験会員を見分けやすいように会員Noの先頭を指定文字に設定できます。 数字のほかA～Zのアルファベットも利用可能です。 登録時に割り当てる契約コース 体験予約・会員登録の際にすぐに予約が可能なように割り当てる契約コースを選択します。 契約コースがなければ予約ができませんので、「体験レッスン用」の契約コースがシステム初期から設定されております。 登録時に割り当てる契約期間 体験予約・会員登録の際にすぐに予約が可能なように割り当てる契約の契約期間を設定します。 登録時に割り当てる契約回数 体験予約・会員登録の際にすぐに予約が可能なように割り当てる契約の契約回数を設定します。体験レッスンが２回受けられる場合は「2」とします。 登録時にセットする会員状態 体験予約登録済のお客様をどの会員状態にするかの指定をします。 登録時にセットする受付担当者 体験予約・会員登録の受付担当者を設定します。お客様情報と契約情報にセットされます。 登録時に割り当てるスタジオ 体験予約の場合は予約したスタジオがお客様情報や契約情報にセットされますが、会員登録などスタジオが特定できない場合にセットするスタジオを設定します。 登録時のメルマガ希望状態 会員登録時にメルマガ希望の設問がない場合にメルマガ希望状態にセットする状態をセットします。メルマガを送信する予定がある場合はメルマガを受け取るかの設問をいれるようにしてください。 登録時にセットする会員状態 [...]
基本設定>>キャンセル待ちの登録をする
『管理機能>>基本設定>>キャンセル待ち』を開きます。 空き案内から予約権利消滅までの時間(時) キャンセル待ちの枠に空きがでた場合、キャンセル待ちを登録した順にお客様に空きが出た旨の案内メール(空き案内)を送信します。 早い者勝ちになってしまうため、キャンセル待ちをしている方全員に一斉にメール送信をするようなことはしません。 そのため、空き案内メールを受信してから予約を確定できる時間(予約確定ができる時間)を指定します。設定した時間内に予約が確定されなかった場合、次のキャンセル待ち予約者に案内メールが送信されます。 長いほうがキャンセル待ちをされていた方には親切ですが、短い方が多くの方に案内ができます。 自動案内が停止している夜間などには権利消滅せず、次の案内が開始された段階で消滅します。 自動案内の開始時刻 空き案内を自動的にメールで案内します。夜間などには案内を停止させるため、一日のうち何時から案内を行うかを設定します。 自動案内の終了時刻(開始時刻と同じで無効) 自動案内を終了する時刻を設定します。開始時刻と同じ時刻を設定することで自動案内を停止させることができます。 レッスン開始の何分前で自動案内を打ち切りるか(分) レッスン直前でキャンセル待ちの案内をしても予約できないので案内を打ち切ります。 自分が予約済みの枠にキャンセル待ちを登録させない 同じ枠に重複したキャンセル待ちを登録させない 効率よく予約を受け付けるための設定です。状況に応じて有効・無効に設定してください。 詳しい仕様内容はこちらをご覧ください。
基本設定>>マーケティングの登録をする
『管理機能>>基本設定>>マーケティング』を開きます。 Google Analytics トラッキングID Google Analyticsを使用してのアクセス解析をする場合に、トラッキングIDを設定します。 まずGoogleアカウントを取得して、Googleアナリティクスにログインします。 [管理] をクリックします。 [アカウント] 列のメニューからアカウントを選択します。 [プロパティ] 列のメニューからプロパティを選択します。 [プロパティ] で [トラッキング情報] > [トラッキング コード] をクリックします。 [...]
基本設定>>PayPalの登録をする
『管理機能>>基本設定>>PayPal』を開きます。 メールアドレス 情報の取得手順はPayPalを設定するをご覧ください。 PayPalにログインする際に使用するメールアドレスを設定します。 APIユーザー名 PayPalから取得したAPIユーザー名を設定します。 APIパスワード PayPalから取得したAPIパスワードを設定します。 API署名 PayPalから取得したAPI署名を設定します。 SandBoxを使用する テスト用のSandBox環境の情報を設定する場合は有効にします。 決済完了時に設定する会員状態 PayPalで決済が完了した場合に設定する会員状態を選択します。 決済完了時に変更対象とする会員状態 PayPalで決済が完了した場合に変更対象となる会員状態を選択します。
基本設定>>講師評価欄、生徒評価欄の登録をする
『管理機能>>基本設定>>講師評価欄』『生徒評価欄』をそれぞれ開きます。 講師評価項目0～9 レッスン後に講師がレッスンの評価を入力するカルテの項目を設定します。 講師評価は、管理画面の予約表の「評」から過去10回分の評価確認と今回分の登録ができます。 生徒評価項目0～9 レッスン後に生徒がレッスンの評価を入力する項目を設定します。 生徒は「予約を確認する」の状態が「レッスン済(未評価)」から評価の登録ができます。 登録された評価は分析機能 >> 生徒評価 で集計できます。 また講師評価として講師詳細に最新の数件を表示することも可能です。