お客様の基本情報を登録・変更する
お客様情報を新規に登録するには以下の3つの方法があります。
- 管理画面のお客様管理より入力する
申込書などお客様情報が手元にある場合、スタッフの手作業にて入力をします。 - 管理画面の予約表よりゲスト予約として登録する
電話での体験予約受付の際、予約と同時にお客様情報を仮登録します - お客様による会員登録
オンラインでの体験予約や会員登録で登録を行います。
ここでは１の方法をご案内します。
予約を登録するためには契約が必要ですので、予約する場合はお客様情報の登録後に契約情報も登録するようにしてください。
管理画面の『お客様管理 >> 一覧』を開き、右上にある「新規追加」を開きます。
項目を必要に応じて入力します。※は必須入力項目です。
一部の項目は基本設定で行った利用機能の無効化の影響や管理画面にログインしているスタッフIDの権限により表示されない場合があります。
基本設定は管理画面『管理機能 >>基本設定>>お客様管理』で行ってください。
会員No
固定桁の会員番号を登録します。ログインIDとして利用できます。なお、ログインIDには会員Noの他、メールアドレスや文字列を自由に登録するIDも利用できます。
空白で登録した際は自動で設定されます。
パスワード
生徒画面にログインするためのパスワードを登録します。
文字数や含まなければならない文字種の変更、空白登録時の自動設定も可能です。
お名前・フリガナ
会員のお名前をカタカナで入力します。なお、ひらがな表記に変更することもできます。
写真
会員の写真を登録します。登録できるファイル形式はjpg、pngになります。
担当者アカウント
入力中のお客様情報を担当するスタッフアカウントを選択します。管理画面にログインしたID のアカウントが自動的にセットされています。
所属スタジオ
生徒がメインで通うスタジオを選択します。
メールアドレス
各種お知らせやメルマガ等をお届けするメールアドレスを入力します。メールアドレス２は予備欄になります。
生年月日
年月日を西暦で入力をします。和暦で入力すれば自動的に西暦に変換する和暦入力も可能です。
有効
有効とすると生徒画面にログインできます。
会員状態
会員の状態をセットします。検索やメール一括配信の条件として利用できます。
ポイント失効日
ポイント機能を利用している場合に設定できます。発行ポイントごとに有効期限は設定されていますが、退会等で一括で指定期日で無効にしたい場合に日付をセットします。
個別の同時予約制限数
一人のお客様が未レッスンの予約をたくさん取ってしまうと、他の方が予約をとれなくなったり直前キャンセルになりがちです。そのため、一人あたりに予約が取れる数を制限します。全生徒共通の設定もできますが、個別に設定を上書きしたい場合に制限数をセットします。
案内メール
メルマガ等の案内メールを希望する場合はチェックを入れます。なお、レッスン予約受付メールやレッスン前日のお知らせ等のリマインドメールは、チェックの有無にかかわらず送信されます。
受付担当
会員登録を行ったスタッフ名を入力します。
アポイント
会員登録を行った経緯を指定します。
カスタム使用欄1～10
入力項目を自由に設定できます。使用欄の表示設定は『管理機能>>基本設定>>システム全体設定>>入力項目設定』より行います。項目の表示内容設定は『管理機能>>基本設定>>お客様カスタム入力欄』にて行います。
入会金・入会金コメント
回収した入会金を記録できます。
入会日
入会した日付を入力します。分析機能 数字表の体験登録の基準となります。
紹介者No
紹介者の会員Noを入力します。
生徒画面の個別メッセージ
生徒画面のトップに個別にメッセージを表示したい場合にセットします。
初回ログイン / 最終ログイン /登録日時
生徒画面にログインした日時が記録されています。空白の場合は、ログインされていません。
金融機関情報
金融機関情報の記録を行います。
備考
メモとしてご利用ください。
登録が完了すると、次の操作が行いやすいようにボタンが設置されています。
契約情報登録
追加したお客様の契約情報を入力するための、契約情報入力画面を開きます。
続けて新規追加
お客様情報を続けて追加するための、お客様情報の入力画面を開きます。
メールを送信する
個別のテンプレートメールの送信画面を開きます。
リストに戻る
お客様一覧へ戻ります。
登録済みのお客様情報のうち、パスワード変更と案内メール送信の可否のみ、生徒画面からの変更ができますが、それ以外の情報は管理画面からの変更となります。
管理画面の『お客様管理 >> 一覧』を開きます。
該当会員の会員Noを開きます。
上部の「変更」を開きます。
変更箇所を入力後「確認画面へ」をクリックし、内容に誤りがなければ「登録」をクリックします。
基本設定>>管理画面 お客様管理の登録をする
『管理機能>>基本設定>>管理画面 お客様管理』を開きます。 会員Noの桁数 会員に割り振られる会員番号の桁を設定します。この桁以上に管理画面や予約表での入力ができなくなります。 システム運用中に桁を増やす場合は弊社までご相談ください。 パスワードの最低文字数 マイページのログインパスワードの最低文字数を指定します。 パスワード変更の入力タイプ 管理画面からのお客様情報のパスワード変更の際、入力画面のパスワード表示方法を変更します。 「パスワード入力」は入力したパスワードを●で表示し、入力間違いのないよう再入力欄があります。 「テキスト入力」は入力したパスワードが表示されます。 登録時のパスワードの入力必須 管理画面からのお客様情報の新規追加で登録するパスワードを必須（手動設定）にするか、空白で自動設定にするか選択します。 お客様のフリガナを表示する 予約表やお客様関連ページのお客様名にフリガナも併記します。 お客様のフリガナの入力タイプ [...]
基本設定>>予約画面 生徒・体験共通の登録をする
体験申し込みや生徒の予約表での各種表示方法はここで設定できます。 『管理機能>>基本設定>>予約画面 生徒・体験共通』を開きます。 残席数の表示フォーマット 残席数の表示を設定します。「○」や「予約受付中」など、任意の表示が可能です。 残席数の表示フォーマット(基準値以下の場合) 基準値より残席数が少なくなった場合に表示を切り替えます。「△」や残席数を表示できます。残席数を割り当てる箇所には「%s」を入れてください。 残席数表示の基準値 残席数表示を上記で指定した表示方法に切り替える際の基準の残席数を設定します。例えば３席以下になった場合に切り替える場合は「3」を設定します。 満席時の表示 満席になった場合の表示を設定します。「×」や「満席」など、任意の表示が可能です。 予約不可の表示 講師のシフトがないなどで予約ができない枠の表示を設定します。「---」や「予約不可」など、任意の表示が可能です。 予約締切をこの日の締切後状態にする 年末年始などの休校期間に締め切りを前倒しにしたい場合に使用します。例えば、12月29日～1月3日が休校となる場合、12月28日の締切後に「20xx-01-02｣と設定します。 設定した日付が実際の日付より過去になる場合は設定をいれていても無視されます。
基本設定>>予約画面 体験の登録をする
『管理機能>>基本設定>>予約画面 体験』を開きます。 ビジター予約受付メールアドレス 体験予約・会員登録を受け付けた際に通知を送信するメールアドレスです。生徒の予約通知と混在しないように管理者メールアドレスとは別のアドレスにされることをお勧めします。 予約の締切(何日前) 体験予約を何日前に締め切るかを設定します。 予約の締切時刻 体験予約の締切時刻を設定します。 予約の締切時刻(土曜) 土曜日の体験予約の締切時刻を設定します。 予約の締切時刻(日曜) 日曜日の体験予約の締切時刻を設定します。 予約の締切時刻(祝日) 祝日の体験予約の締切時刻を設定します。 予約を受け付ける期間 予約可能な日数を設定します。2週間の受付期間の場合は「14」を設定します。 生徒の予約受付期間と短い方が使用されます。生徒の予約受付期間と同じにする場合は十分に長い期間を設定して下さい。
基本設定>>体験予約フォームの登録をする
『管理機能>>基本設定>>体験予約フォーム』を開きます。 生年月日 対応年齢の上限 予約フォームの生年月日入力欄において生年の選択肢を何歳まで入力可能にするか設定します。 生年月日 対応年齢の下限 予約フォームの生年月日入力欄において生年の選択肢を何歳から入力可能にするか設定します。 ページ上部のメッセージ フォームの上部メッセージを設定します。 予約完了時のメッセージ フォーム送信完了画面に表示するメッセージを設定します。 予約完了ページの戻るリンク先URL フォーム送信完了画面に表示する「戻る」のリンク先URLを設定します。
基本設定>>マイページの登録を行う
『管理機能>>基本設定>>マイページ』を開きます。 ログインIDに使用する登録情報 生徒が会員登録を行った際、どの項目を予約画面へのログインIDに使用するかを決定します。 メールアドレスや会員Noなどではなく自由にログインIDを作成したい場合は、お客様情報のカスタム使用欄を利用してください。 例：カスタム使用欄４を「マイページログインID」入力欄にしたい。→『基本設定>>お客様カスタム入力欄』でカスタム使用欄名称を「マイページログインID」と指定してください。 ログインIDの表記 予約画面でのログインID記載欄の表記を指定します。たとえば、ログインＩＤをメールアドレスにした際は「メールアドレス」と表記することで、生徒がスムーズにログインIDを入力することができます。 パスワード変更時に旧パスワードの入力が必要 旧パスワード入力の有無を指定できます。 予約するのサブメニュー1・2・3 マイページの「予約」より予約したいレッスンを探す際に、タブ表示する選択タイプを「講師指定」「日付指定」「レッスンメニュー指定」といった内容から選択できます。 予約の締切タイプ 予約の締め切りのタイプを選択します。 「１日分を一括で締め切る」 指定した時刻に一日分を締め切ります。前日の午後７時締め切りなどの場合。 「レッスン時刻に連動して締め切る」 レッスン開始時刻の何分か前で締め切ります。レッスンの１時間前に締め切りなどの場合。 オンライン予約の締切(何日前) 締め切りが何日前かを設定します。 [...]
基本設定>>体験予約登録の登録をする
『管理機能>>基本設定>>体験予約登録』を開きます 自動発番する会員Noの頭文字 体験予約・会員登録の際に会員Noは自動的に発番されますが、体験会員を見分けやすいように会員Noの先頭を指定文字に設定できます。 数字のほかA～Zのアルファベットも利用可能です。 登録時に割り当てる契約コース 体験予約・会員登録の際にすぐに予約が可能なように割り当てる契約コースを選択します。 契約コースがなければ予約ができませんので、「体験レッスン用」の契約コースがシステム初期から設定されております。 登録時に割り当てる契約期間 体験予約・会員登録の際にすぐに予約が可能なように割り当てる契約の契約期間を設定します。 登録時に割り当てる契約回数 体験予約・会員登録の際にすぐに予約が可能なように割り当てる契約の契約回数を設定します。体験レッスンが２回受けられる場合は「2」とします。 登録時にセットする会員状態 体験予約登録済のお客様をどの会員状態にするかの指定をします。 登録時にセットする受付担当者 体験予約・会員登録の受付担当者を設定します。お客様情報と契約情報にセットされます。 登録時に割り当てるスタジオ 体験予約の場合は予約したスタジオがお客様情報や契約情報にセットされますが、会員登録などスタジオが特定できない場合にセットするスタジオを設定します。 登録時のメルマガ希望状態 会員登録時にメルマガ希望の設問がない場合にメルマガ希望状態にセットする状態をセットします。メルマガを送信する予定がある場合はメルマガを受け取るかの設問をいれるようにしてください。 登録時にセットする会員状態 [...]