こんなお悩みはありませんか

「来週の水曜、山田先生の空いている時間はありますか」という連絡が1日に何件も入ります。そのたびに講師のスケジュールを開き、空きを探し、候補を返信し、返事を待って確定する。1件で3往復することもあり、気づけば午前中が終わっています。講師の人数が少ないスクールほど、この調整がオーナーやスタッフ1人に集中します。

指名の人気に偏りがある場合は、さらに調整が難しくなります。人気の高い講師の枠を複数の生徒が同時に希望すると、先に確認を返した人を優先するのか、申し込んだ順にするのかを毎回その場で判断しなければなりません。判断基準が曖昧なまま個別に対応していると、あとで「なぜあの人が先に取れたのか」という不満につながることもあります。

さらに、グループレッスンとマンツーマンレッスンを同じ講師で並行して受け付けているスクールでは、調整はもう一段複雑になります。空き時間を伝えるだけでなく、「グループなら空いているがマンツーマンは埋まっている」といった条件を毎回説明しなければならず、電話やメールでの説明に時間がかかります。

なぜ起きるのか

原因は主に3つに分けられます。

1つ目は、生徒が講師の空き状況を自分で見られないことです。確認の窓口がすべてスクール側に一本化されているため、生徒からすれば「聞かないと分からない」状態になり、聞くこと自体は自然な行動です。問題は生徒側ではなく、見る手段が用意されていないことにあります。

2つ目は、確認から確定までのあいだに複数の往復が発生することです。候補を提示し、返事を待ち、埋まっていれば再提示する。この一連のやりとりは、電話やメールでは1回のラリーに数分から数十分かかり、件数が増えるほど積み上がります。

3つ目は、優先順位の判断がその場しのぎになりやすいことです。人気講師の枠が競合したときのルールが決まっていないと、担当者の裁量に頼ることになり、結果として不公平感が生まれやすくなります。件数が増えるほど、判断の負荷そのものが疲労の原因になります。

この3つはどれも、「空き状況を知っているのがスクール側だけ」という構造から派生しています。生徒が自分で確認できないかぎり、問い合わせの件数は生徒数に比例して増え続けます。講師を増やしても、対応するスタッフを増やしても、確認の窓口が1つである以上、負荷はスクール側に集中したままです。

フリーレッスンならこうなります

生徒はマイページにログインして、自分で予約できます。予約の入口は「メニューから選ぶ」「カレンダーから選ぶ」「講師から選ぶ」の3つがあり、講師を指名して予約したい生徒は講師から探せます。

講師で探す画面では、条件で講師を絞り込むことができ、検索結果に講師の写真付きで予約状況が表示されます。生徒はその場で空いている日時を選んで予約を確定できます。お気に入り講師を登録しておけば、その講師のスケジュールだけが表示されるので、毎回探す手間もありません。

問い合わせが来てから返信するのではなく、生徒が見て決める。この順番が変わることで、確認から確定までの往復そのものがなくなります。予約が確定した時点でシステム上の空き状況にすぐ反映されるため、人気講師の枠を複数人が同時に希望しても、先に確定した人がその枠を確保する、という明確な基準で自動的に決着します。担当者が優先順位を都度判断する必要がありません。

グループレッスンとマンツーマンレッスンを同じ講師枠で並行して受け付けている場合も、生徒が予約画面を見れば、その時点でどちらのレッスンが予約可能かが表示されます。電話口で条件を説明する手間がなくなります。

講師の側にも変化があります。講師にスタッフIDを発行すれば、講師自身が管理画面から自分の予約枠やシフトを入力できます。空き時間の申告をスクール側が取りまとめて反映する、という工程がなくなり、講師の予定変更もその場で予約状況に反映されます。生徒からの問い合わせが来る前に、正しい空き状況が常に表示されている状態を保てます。

導入後の1日

これまで フリーレッスン導入後
生徒が講師の空きを知りたい スクールに問い合わせる マイページで講師の予約状況を自分で見る
候補日の調整 候補を返信し、返事を待ち、確定する 生徒がその場で予約を確定する
人気講師の枠が競合する 担当者がその場で優先順位を判断する 先に確定した予約がその枠を確保する
グループとマンツーマンの説明 電話で条件を説明する 予約画面に条件が反映されて表示される
スタッフの午前中 予約調整の返信で埋まる レッスンの準備や生徒対応にあてられる
講師の予定変更 スクール側が聞き取って反映する 講師自身が管理画面から入力し即反映される

よくある質問

Q. 生徒がマイページの使い方に慣れず、結局電話で聞いてくる場合はどうすればよいですか。
A. 電話を受けた場合も、スタッフが管理画面から同じ予約表を見て、その場で予約を確定できます。生徒がマイページに慣れるまでの間は、両方の窓口を併用する形で運用できます。

Q. 人気講師に予約が集中するのを和らげる方法はありますか。
A. ポイント制の契約にして、人気講師のレッスンに必要なポイント数を高めに設定する（指名料をつける）と、希望が他の講師にも分散しやすくなります。あわせて同時予約数の制限を使えば、1人の生徒が人気講師の枠を先々まで取りだめすることを防げるので、より多くの生徒に枠が行き渡ります。

Q. お気に入り講師は何人まで登録できますか。
A. 登録できる人数に上限はありません。生徒は気に入った講師を好きなだけお気に入りとして登録できます。

Q. 講師によって指名料を変えることはできますか。
A. ポイント制の契約にすることで、講師やレッスンごとに必要なポイント数を変えられます。指名料を含めた運用に対応できます。

Q. 講師自身がスケジュールを入力することはできますか。
A. 講師にスタッフIDを発行すれば、講師自身が管理画面からシフトや予約枠の設定を行えます。空き時間の入力を講師本人に任せられます。

Q. 電話やメールでの問い合わせを完全になくすことはできますか。
A. マイページの利用に慣れていない生徒や、初めて予約する体験者は、しばらく電話での問い合わせが残ることがあります。マイページでの予約が定着するにつれて、問い合わせの件数は自然に減っていく傾向にあります。

Q. 講師の写真を用意していない場合でも使えますか。
A. 写真がなくても予約状況の表示自体は可能です。写真を登録していない講師は、写真の部分がグレー表示になります。全員分の写真がすぐに揃わなくても、運用を始めながら順次登録していくことができます。

あわせて使いたい機能

  • お気に入り講師の登録 … 指名したい講師のスケジュールだけを表示でき、生徒が探す手間が減ります
  • 講師指名 … 予約時に担当講師を指定でき、指名料を含む運用にも対応できます
  • 同時予約数の制限 … 1人の生徒が予約を取りだめすることを防げます
  • 講師のシフト設定 … 講師自身が自分の空き時間を管理画面から入力できます
  • 予約枠一括コピー … 曜日ごとにパターンが決まっている場合、過去の設定をまとめてコピーでき、枠を毎週作り直す手間が省けます

関連ヘルプ

まとめ

予約調整に時間がかかるのは、空き状況を確認できる窓口がスクール側しかないことが根本の原因です。生徒が自分で空きを見て予約を確定できる仕組みにすれば、確認の往復も、優先順位の判断も、担当者の手を離れます。講師の予定入力も本人に任せられるようになれば、スクール側は取りまとめの作業そのものから解放されます。

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